Warunki zakupów

 OGÓLNE WARUNKI ZAKUPÓW DOKONYWANYCH PRZEZ FIRMĘ ELHAND TRANSFORMATORY Sp. z o.o.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
   1. Niniejsze Ogólne Warunki Zakupów (OWZ) mają zastosowanie do zamówień składanych przez spółkę Elhand Transformatory Sp. z o.o., zwaną w dalszej treści „ Zamawiającym” i dotyczą odpowiednio kupna-sprzedaży lub dostawy materiałów, surowców, części, prefabrykatów, wyrobów lub urządzeń, zwanych dalej „Towarem”, przez podmiot zwany w dalszej treści „ Dostawcą”.
   2. Zamawiający zamawia a Dostawca zobowiązuje się w terminie ustalonym zamówieniem zrealizować przedmiot zamówienia o zakresie opisanym w zamówieniu, i/lub w oparciu o przekazaną dokumentację technologiczną oraz inne dokumenty powiązane.
   3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji zamówienia
   4. Dostawca dostarcza Towar na podstawie zamówienia wystawianego przez Zamawiającego. Dopuszczalne jest w uzasadnionych przypadkach złożenie zamówienia w formie e-mail lub telefonicznie. Zamówienia składane w tej formie będą niezwłocznie potwierdzane przesłaniem oficjalnego zamówienia pisemnego.
   5. Przyjęcie do realizacji każdego zamówienia powinno być pisemnie potwierdzone przez Dostawcę w terminie 2 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Za pisemne potwierdzenie uznaje się dokument papierowy, fax lub e-mail przesłany przez Dostawcę do Zamawiającego. Podpisanie zamówienia oznacza przyjęcie niniejszych Ogólnych Warunków Zakupu. Brak pisemnego potwierdzenia przez Dostawcę w podanym wyżej terminie, traktowany będzie przez Zamawiającego jako milczące przyjęcie przez Dostawcę zamówienia do realizacji na warunkach określonych w zamówieniu i zgodnych z Ogólnymi Warunkami Zakupu (OWZ).
   6. Na zawiadomieniu o dostawie, dokumencie WZ, fakturze oraz wszystkich innych dokumentach związanych z dostawą należy podać numer zamówienia oraz dane wchodzące w skład Podstawowej Identyfikacji Materiału (PIM),czyli:
      1. numer systemowy ID Towaru podany na zamówieniu
      2. numer rysunku części i/lub identyfikator techniczny Towaru wpisany na zamówieniu
      3. nazwę techniczną Towaru zgodnie z nazewnictwem Zamawiającego i/lub Dostawcy
   7. Zamawiający wymaga, aby faktura była dostarczona w formie elektronicznej na adres faktury@elhand.pl, chyba że Zamawiający dopuścił w drodze wyjątku inny sposób dostarczania tego dokumentu.
   8. W razie sprzeczności OWZ z ogólnymi warunkami umów, wzorcami umów, regulaminami i tym podobnymi dokumentami w rozumieniu art. 384 i n. KC stosowanymi przez Dostawcę - wyłącznie wiążąca jest treść OWZ.
   9. W razie, gdy treść oferty lub potwierdzenia pochodzącego od Dostawcy jest sprzeczna z postanowieniami niniejszych OWZ, stosuje się postanowienia OWZ.
   10. W każdym wypadku treść OWZ jest integralną częścią zamówienia.
        
2. TERMIN DOSTAWY
   1. Terminy dostaw są terminami określonymi w zamówieniu i oznaczają termin dostarczenia towaru na wskazane w zamówieniu miejsce dostawy.
   2. W przypadku zagrożenia dotrzymania terminu dostawy, Dostawca ma obowiązek podać pisemnie przewidywany okres opóźnienia i przyczyny jego powstania. Brak w/w informacji lub dostarczenie informacji z której treści wynika, iż dostawa nie będzie mogła zostać zrealizowana w terminie, może być podstawą odstąpienia przez Zamawiającego od zamówienia, z konsekwencjami wynikającymi z punktu III.5 niniejszych Ogólnych Warunków Zakupu.
   3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od całości lub części zamówienia nie zrealizowanego w terminie określonym w zamówieniu bez obowiązku zapłaty jakichkolwiek odszkodowań. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia od Dostawcy odszkodowania z tytułu nienależytego wykonania zamówienia na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie Cywilnym oraz zwrotu kosztów poniesionych z tytułu zastępczego wykonania zamówienia.
   4. W przypadku zmiany harmonogramu dostaw przez Dostawcę, Zamawiający jest informowany o zaistniałej zmianie i musi potwierdzić akceptację zmiany harmonogramu.
3. WARUNKI DOSTAWY
   1. Zamówione Towary będą dostarczone w sposób zgodny z zamówieniem Zamawiającego. Towar uważa się za dostarczony wówczas, gdy posiada cechy i parametry określone w zamówieniu, nie jest obciążony żadnymi wadami oraz Dostawca dołączył do niego wszystkie dokumenty wymagane prawem i niniejszymi OWZ. Do umowy stosuje się zasady określone w INCOTERMS 2015.
   2. Towar może zostać odrzucony lub odłożony w wydzielonym miejscu w magazynie Zamawiającego w przypadku braku wymaganych dokumentów dostawy lub gdy te dokumenty są niekompletne. W szczególności dotyczy to:
      1. braku na dokumencie dostawy wystawionym przez Dostawcę numeru zamówienia oraz danych PIM wg pkt I.6
      2. braku danych odnośnie ilości, szczegółów dotyczących opakowania i wagi Towaru
      3. braku certyfikatów i kart gwarancyjnych, jeśli takowe są wymagane w zamówieniu
      4. braku trwałego oznaczenia naniesionego na opakowaniu Towaru lub na samym Towarze zawierającego przynajmniej: numeru zamówienia Zamawiającego, (opisu) wysłanego Towaru wraz z numerem ID (identyfikacyjnym) podanym na zamówieniu, numeru rysunku (jeśli taki został podany w zamówieniu).
   3. Dostawca jest odpowiedzialny za szkody wynikające z każdego opóźnienia, utraty lub uszkodzeń spowodowanych niewłaściwym oznakowaniem, opakowaniem lub identyfikacją wysyłki.
   4. Zamawiający jest upoważniony do zwrócenia Dostawcy na jego koszt i ryzyko każdej wysyłki dostarczonej przed terminem dostawy lub do obciążenia Dostawcy odpowiednimi kosztami składowania. Ryzyko uszkodzenia lub utraty obciążają Dostawcę.
   5. Ustala się odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia w formie kar umownych w następujących wypadkach i wysokościach:
      a) za odstąpienie od realizacji zamówienia przez Zamawiającego z przyczyn zależnych od Dostawcy lub przez Dostawcę z przyczyn niezależnych od Zamawiającego - w wysokości 10 % wartości przedmiotu zamówienia;
      b) za przekroczenie terminu dostawy w wysokości 0,6 % wartości zamówienia, za każdy dzień przekroczenia,
      c) za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze przedmiotu zamówienia lub w okresie gwarancji i rękojmi za wady w wysokości 0,4 % wartości zamówienia, za każdy dzień opóźnienia, liczony od upływu terminu wyznaczonego przez Zamawiającego na usunięcie wad.
   6. Zamawiający ma prawo potrącić naliczone kary z wynagrodzenia Dostawcy.
   7. W przypadku opóźnienia się Dostawcy z wykonaniem przedmiotu zamówienia lub nie zrealizowaniem przez Dostawcę obowiązku określonego w punkcie II.2 Ogólnych Warunków Zakupu, Zamawiający może - nie rezygnując z uprawnień do naliczenia kary umownej i odszkodowania uzupełniającego skorzystać z jednego lub większej ilości następujących uprawnień:
      1. zażądać wykonania zamówienia w całości lub częściowo;
      2. dokonać zakupu u innego dostawcy, na koszt i ryzyko Dostawcy;
      3. odstąpić od zamówienia z przyczyn leżących po stronie Dostawcy bez wyznaczania dodatkowego terminu, za pisemnym powiadomieniem Dostawcy.
   8. Jeżeli kara umowna nie pokrywa poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na ogólnie obowiązujących zasadach.
       
4. GWARANCJA I WARUNKI ODBIORU JAKOŚCI PRZEDMIOTU DOSTAWY
   1. Zamawiający dokona kontroli ilościowej i/lub jakościowej dostarczonych Towarów i podejmie decyzję o ich odbiorze bądź odmówi odbioru bez zbędnej zwłoki. O fakcie braku odbioru Towarów, ze wskazaniem przyczyn, Zamawiający powiadamia Dostawcę, który ustosunkuje się do tej decyzji. Towary nie przyjęte przez Zamawiającego, o ile strony nie postanowią inaczej, zostaną w terminie do 10 dni roboczych od daty odmowy ich przyjęcia odebrane przez Dostawcę, a w ich miejsce dostarczone produkty wolne od jakichkolwiek wad. Wszelkie związane z tym koszty ponosi Dostawca. Powyższy zapis nie uchybia roszczeniom przysługującym Zamawiającemu wynikającym z przepisów o gwarancji i rękojmi za wady.
   2. W uzasadnionych przypadkach po uprzednim poinformowaniu Dostawcy Zamawiający samodzielnie dokona naprawy a kosztami naprawy obciąży Dostawcę licząc ustaloną wewnętrznym rozporządzeniem Zamawiającego stawkę godzinową.
   3. Każdorazowo w przypadku uznanej reklamacji Zamawiający oprócz kar umownych przewidzianych w pkt. 3.5 ma prawo obciążyć Dostawcę kosztami pracy pracowników Działu Kontroli Jakości poniesionymi w odniesieniu do danej partii Towarów. Stawka godzinowa będzie w oparciu o wewnętrzne rozporządzenia Zamawiającego.
   4. Dodatkowo, jeśli Zamawiający zostanie przez swojego klienta obciążony karą umowną z tytułu opóźnienia w dostawie gotowego produktu, a opóźnienie to było spowodowane prowadzonym postępowaniem reklamacyjnym jak podano w punkcie IV.2, to Zamawiający zastrzega sobie prawo do obciążenia Dostawcę dodatkową karą umowną. Maksymalna wysokość tej kary nie może przekroczyć 20% wartości zamówionego wyrobu lub wysokości kary nałożonej na Kupującego przez jego klienta.
   5. Dostawca odpowiada względem Zamawiającego za wszelkie wady dostarczanych Towarów także wówczas, gdy wada Towaru zostanie ujawniona po zastosowaniu w procesie produkcji.
   6. Dostawca powiadomi zamawiającego o każdym przypadku wyrobu niezgodnego z wymaganiami będącego przedmiotem dostawy oraz uzgodni zasady dotyczące dostawy takich wyrobów (ilości, identyfikacji, itp.)
   7. Dostawca gwarantuje, że posiada odpowiednio wykwalifikowany personel, zdolny zapewnić wymaganą jakość i zgodność z określonymi wymaganiami Zamawiającego
   8. Dostawca jest zobowiązany do dostarczenia wymaganych dokumentów jakościowych, jak np. świadectwo 3.1 wg EN 10204:2004, karty charakterystyk dla substancji chemicznych oraz innych wyszczególnionych bezpośrednio na zleceniu.
   9. Dostawca gwarantuje, że parametry jakościowe przedmiotu zamówienia są zgodne wymaganiami Zamawiającego określonymi w Zamówieniu (poparte dostarczonymi atestami, certyfikatami, itp.- gdzie ma to zastosowanie) oraz że w okresie gwarancji lub w okresie rękojmi, Towar wolny będzie od wad, które uniemożliwiałyby jego prawidłową i bezawaryjną (bezpieczną) eksploatację.
   10. Dostawca zobowiązuje się do powiadomienia Zamawiającego o planowanych i / lub dokonanych zmianach w dostarczanym wyrobie/ procesie lub związanej dokumentacji.
   11. Zamawiający uprawniony jest do kontrolowania procesu realizacji swoich zamówień w siedzibie dostawcy lub jego podwykonawcy oraz zastrzega sobie prawo do dostępu do wszystkich uzgodnień związanych z zamówieniem oraz do wszystkich zapisów związanych z jego realizacją. Prawo dostępu dotyczy również klientów Zamawiającego oraz zewnętrznych organów kontrolujących
        
5. PRZEDMIOT DOSTAWY
   1. Przedmiot dostawy musi zostać wykonany zgodnie z treścią zamówienia, obowiązującymi normami i przepisami, na co Dostawca dostarczy niezbędne dokumenty, atesty i certyfikaty wraz z dostawą zakupionych towarów.
   2. Dostawy będące przedmiotem zamówienia są przeznaczone do zastosowania w wyrobach stosowanych między innymi w branży kolejowej, dlatego ich jakość w związku z finalnym zastosowaniem ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa.
   3. W przypadku Zamówienia związanego z realizacją procesu specjalnego (np. procesy spawania, lakierowania, inne) Zamawiający może przekazać dodatkowe wymagania dotyczące sposobu zatwierdzenia tych procesów przez Zamawiającego lub jej klienta.
   4. Dostawca przed realizacją zamówienia jest zobowiązany do powiadomienia o przekazaniu realizacji wyrobu innemu podwykonawcy. Przeniesienie praw i obowiązków Dostawcy wynikających z realizacji zamówienia wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. Dostawca zobowiązuje się do przekazywania wymagań (w tym w szczególności jakościowych) Zamawiającego/ danego zlecenia swoim dostawcom w całym łańcuchu dostaw.
6. FAKTURY I WARUNKI PŁATNOŚCI
   1. Zapłata przez Zamawiającego ustalonej ceny za zamówione Towary dokonywana jest na podstawie przesłanej faktury.
   2. Zamawiający wymaga, aby faktura była dostarczona w formie elektronicznej na adres faktury@elhand.pl, chyba że Zamawiający dopuścił w drodze wyjątku inny sposób dostarczania tego dokumentu. Potwierdzeniem otrzymania i rejestracji e-Faktury w systemie księgowości Zamawiającego jest otrzymanie e-maila zwrotnego, automatycznie generowanego przez system informatyczny. Faktura przesyłana pocztą elektroniczną musi spełnić wymagania określone w odpowiednich dokumentach prawnych obowiązujących na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej.
   3. Faktura lub e-Faktura powinna być dostarczona na wymagany adres najpóźniej w dniu przewidywanej dostawy Towarów. Zamawiający dopuszcza również w przypadku e-faktur dostarczenie jej w dniach poprzedzających planowaną dostawę Towarów.
   4. W przypadku dostarczenia faktury/rachunku o niewłaściwej treści, Zamawiający ma prawo do wstrzymania jej płatności. Termin zapłaty takiej faktury/rachunku może być wówczas liczony od daty uzupełnienia stosownych braków. Również w przypadku dostarczenia faktury po terminie dostawy Towaru, termin zapłaty liczony będzie od daty dostarczenia faktury.
   5.  Jeżeli faktura/rachunek zostanie doręczona przed dostarczeniem Towaru wraz z wymaganymi dokumentami, to termin zapłaty biegnie od dnia dostarczenia Towaru i dokumentów, chyba że Strony zastrzegły inaczej.
       
7. POUFNOŚĆ
   1. Wszelkie informacje wynikające wprost z niniejszych Ogólnych Warunków Zakupu, jak również informacje pozyskane przez Dostawcę w związku z realizacją zamówienia, w tym w szczególności wszelkie informacje organizacyjne, handlowe i techniczne dotyczące Zamawiającego i nie udostępniane publicznie, będą uważane przez Strony za informacje poufne i jako takie nie będą ujawnione osobom trzecim. Zobowiązanie to, nie dotyczy sytuacji, w których obowiązek udzielenia informacji wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
   2. W szczególności Dostawca zobowiązuje się traktować jako poufne informacje dotyczące wielkości wymiany handlowej, stosowanych cen, upustów, specyfikacji produktów, porozumień logistycznych, danych technologicznych, pod rygorem odstąpienia przez Zamawiającego od zamówienia z przyczyn zależnych od Dostawcy.
   3. Dostawca oświadcza, że nie będzie wykorzystywać informacji poufnych w innych celach niż dla realizacji zamówienia oraz, że zapewni tym informacjom należytą ochronę stosowną do ich poufnego charakteru. Zobowiązanie do zachowania informacji w tajemnicy pozostaje w mocy po zrealizowaniu zamówienia i może zostać uchylone tylko za pisemną, pod rygorem nieważności, zgodą Zamawiającego.
       
8. DODATKOWE POSTANOWIENIA
   1. W przypadku rozszerzenia zakresu zamówienia Dostawca dostarczy towary dodatkowe lub zamienne na warunkach handlowych mających zastosowanie przy realizacji danego zamówienia (ceny jednostkowe, rabat).
   2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zwrotu części przedmiotu zamówienia oraz ograniczenia jego zakresu. Ewentualny zwrot części przedmiotu zamówienia lub ograniczenie jego zakresu nastąpi przy zastosowaniu cen jednostkowych przyjętych przy realizacji danego zamówienia.
   3. Dostawca zwolni Zamawiającego z wszelkiej odpowiedzialności za ewentualne roszczenia osób trzecich w związku z towarami, częściami i materiałami dostarczonymi na podstawie patentu, licencji lub wzorów zastrzeżonych. W przypadku postępowania prowadzonego w odniesieniu do takich roszczeń, Dostawca zapewni bezpośrednią obronę Zamawiającego na swój koszt.
       
9. SPRAWY SPORNE
   1. W sprawach nie uregulowanych niniejszymi Ogólnymi Warunkami Zakupu mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. W przypadku sporu dotyczącego interpretacji lub wykonania zamówienia i niniejszych Ogólnych Warunków Zakupu, którego strony nie są w stanie rozstrzygnąć polubownie, kompetentnym organem rozstrzygającym będzie Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego
       
10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
    1. Bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego Dostawca nie jest uprawniony do przelania na inną osobę lub też obciążenia praw wynikających z realizacji zamówienia.
    2. Niniejsze Ogólne Warunki Zakupu stanowią integralną część zamówienia złożonego u Dostawcy przez Zamawiającego. W przypadku sprzeczności lub rozbieżności decydujące znaczenie ma treść zamówienia.
    3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do Ogólnych Warunków Zakupu wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Lubliniec, dnia 20.06.2015r.